Unternehmenskommunikation – ein wichtiges Schlagwort

Was genau ist die Definition der Unternehmenskommunikation? Kommunikation bedeutet viel mehr, als nur miteinander zu reden. Auf Unternehmensebene bezieht sie sich auf alle gesprochenen und schriftlichen Interaktionen, sowohl intern als auch extern. In einer Zeit, in der digitale Interaktionen herrschen, ist es leider einfach, Fehlkommunikationen zu erzeugen oder falsch interpretierbare Nachrichten zu verbreiten, die einem Unternehmen schaden oder Kunden- und Mitarbeiterbindung stören können.

Warum ist Unternehmenskommunikation wichtig?

Corporate Communication, wie Unternehmenskommunikation auf Neudeutsch heißt, ist viel mehr als nur der reine Austausch von Informationen. Neben der bloßen Kommunikation der Inhalte ist das Drumherum und die richtige und strategisch überlegte Einbettung in die gesamte Unternehmensidentität von großer Wichtigkeit, um nach innen und nach außen die anzusprechenden Zielgruppen richtig zu erreichen, mit den notwendigen Informationen auf den richtigen Kanälen zu versorgen und gemäß dem eigenen Unternehmensimage zu bedienen. Dazu gehören neben den konventionellen Kommunikationskanälen auch die Elemente Social Media, ein durchdachtes Corporate Behaviour, eine runde Corporate Identity und nicht zuletzt auch ein gelungenes und konsistentes Corporate Design.

Transparenz durch Unternehmenskommunikation schaffen

Effektive Unternehmenskommunikation schafft ein Gefühl von Transparenz. Warum ist Transparenz wichtig? Mitarbeiter binden sich eher in die Unternehmenskultur ein, wenn sie wissen, worum es im Unternehmen geht. Es schafft ein Gefühl des Vertrauens. Durch klare und transparente Unternehmenskommunikation haben Mitarbeiter eher das Gefühl, dass sie Teil des Gesamtbildes sind, wenn Manager und Vorgesetzte klar und offen mit ihnen kommunizieren.
Transparenz ist auch hilfreich, um Vertrauen zu den Kunden aufzubauen. Viele Menschen beschäftigen sich damit, wofür ein Unternehmen steht und nicht nur, was es im Angebot hat, wie die Preispolitik ist oder wie Waren und Dienstleistungen im Vergleich zum Wettbewerb abschneiden. Kunden halten einem Unternehmen, das offen und transparent kommuniziert, erfahrungsgemäß eher die Treue.

Erstellen Sie ein Gefühl der Teamarbeit

Haben Sie schon einmal mit Menschen gearbeitet, die schreckliche Kommunikatoren sind? Vielleicht hält Ihre Mitarbeiterin Sie nicht über ihren Teil des Projekts auf dem Laufenden, welches Sie gemeinsam durchführen. Oder Ihr Chef vergisst, Ihnen von einer neuen Aufgabe zu erzählen, die er für Sie vorgesehen hat. Vielleicht drängen sich einige Kollegen immer in den Vordergrund, aber lassen andere Teammitglieder aus der Diskussion heraus. Schlechte Unternehmenskommunikation kann auch zu einem Riss zwischen den Kollegen führen.

Effektive Unternehmenskommunikation hingegen hält alle Beteiligten auf der gleichen Ebene. Wenn Menschen, die zusammenarbeiten, wissen, wie sie klar, offen und respektvoll miteinander kommunizieren können, können sie Projekte effizienter erledigen. Sie arbeiten als Einheit zusammen, nicht als Einzelkämpfer mit unterschiedlichen Informationen und ohne klaren Spielplan. Jeder im Unternehmen muss wissen, dass er sich auf den anderen Teamplayer verlassen kann, um wichtige Informationen auszutauschen und gut zu kommunizieren, sodass all dies zusammen genommen das Gefühl einer guten und effektiven Teamarbeit schafft.

Reduzierung von Missverständnissen

Wenn die Unternehmenskommunikation ein Durcheinander ist, sind die Chancen für Fehlkommunikationen hoch. Wenn Ihr Chef ständig vergisst, dem Team über Termine oder Änderungen an Projekten zu berichten, weiß niemand genau, was vor sich geht. Wenn Mitarbeiter davon ausgehen, dass alle die gleichen Informationen wie sie haben, können einige Leute aus der Informationsschleife herausfallen. All diese Fehlkommunikationen können zu Missverständnissen und produktivitätsmindernden Faktoren führen.

Um effektiv arbeiten zu können, benötigen die Mitarbeiter genaue und detaillierte Informationen. Wenn keine gut geplanten Kommunikationssysteme vorhanden sind, können diese Informationen nicht für jeden, der sie benötigt, verfügbar sein. Ein Mitarbeiter muss möglicherweise nach den Details suchen, die er vermisst, was ihn von anderer Arbeit abhält und seine Produktivität verringert. In anderen Fällen können Mitarbeiter aufgrund fehlender Informationen multiplikative Fehler machen. Wenn zum Beispiel Mitglieder des Vertriebsteams keine Informationen über aktualisierte Preise erhalten, erstellen sie möglicherweise falsche Preisangebote für potenzielle Kunden. Das kann dazu führen, dass Kunden unzufrieden werden, Kalkulationen nicht stimmen und so das Unternehmen Schaden erleidet.

Schützen Sie das Unternehmensimage

Unternehmenskommunikation ist nicht nur die Art und Weise, wie Mitarbeiter miteinander kommunizieren. Dazu gehört auch die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und den Kunden. Die Bedeutung der Corporate Public Relations ist erheblich und kann den Erfolg des Unternehmens positiv als auch negativ beeinflussen. Ein zweifelhafter Social-Media-Beitrag kann zum Beispiel viel negatives Getöse im Geschäft erzeugen.

Eine positive, effektive externe Unternehmenskommunikation beginnt intern. Wenn das Management die Werte und Ziele des Unternehmens klar kommuniziert und die Unternehmensidentität stetig pflegt, sind die Mitarbeiter besser in der Lage, diese Qualitäten zu reflektieren und auch nach außen zu repräsentieren. Manager müssen unternehmensintern auch Erwartungen und Richtlinien im Zusammenhang mit der Kommunikation mit der Öffentlichkeit vorgeben. Wenn zum Beispiel mehrere Mitarbeiter Zugriff und Berechtigungen auf die Social-Media-Konten des Unternehmens haben, sollte das Unternehmen klare Pflichtenhefte erstellt haben, wie diese Kommunikationen zu erfolgen hat, wie die Tonalität sein soll und in welchem Umfang welche Inhalte nach außen diskutiert werden sollen oder dürfen.

Jeder Informationsaustausch, den das Unternehmen mit der Öffentlichkeit hat, hilft beim Aufbau der Marke. Negative Kommunikation oder Nachrichten, die der Mission des Unternehmens widersprechen, können den Ruf und die Reputation des Unternehmens beeinträchtigen. Eine konsistente Stimme für alle externen Kommunikationen trägt dazu bei, die Unternehmensidentität und das Branding aufzubauen und zu pflegen, was letztlich zum Erfolg des Unternehmens beiträgt.

Verbessern Sie den Kundenservice

Ein weiterer wichtiger Aspekt der externen Unternehmenskommunikation ist die Bereitstellung des besten Kundenservice. Wenn Mitarbeiter, die mit Kunden interagieren, über schlechte Kommunikationsfähigkeiten verfügen, haben die Kunden möglicherweise das Gefühl, nicht den bestmöglichen Service und richtiges Gehör zu finden. Es kann auch zu Fehlkommunikationen mit Kunden führen, wenn die interne Kommunikation nicht richtig durchstrukturiert ist. Wenn Vertriebsmitarbeiter zum Beispiel nicht mit der Rückgaberichtlinie von Produkten vertraut sind, weil es ihnen nicht eindeutig durch ein Pflichtenheft vorgeschrieben wird, können sie falsch mit einer Reklamation umgehen oder Kunden falsche Angaben darüber machen, was wie zu welchen Konditionen zurückgegeben werden kann.

Umfang der Unternehmenskommunikation

Unternehmenskommunikation ist mehr als nur das Marketing, das Ihr Unternehmen betreibt, um Kunden zu binden oder zu gewinnen. Der Umfang der Unternehmenskommunikation umfasst interne Kommunikation, Public Relations, Social Media, Kundenkommunikation und Investor Relations. Zusammengenommen stärken diese Elemente der Unternehmenskommunikation die Marke und Präsenz Ihres Unternehmens auf dem Markt. Wie Sie intern mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren, ist für die Unternehmenskommunikation ebenso wichtig wie das Image, das Sie der Öffentlichkeit vermitteln. Aus diesem Grund sollte ein starker Unternehmenskommunikationsplan die folgenden Elemente enthalten:

• Mitarbeiterkommunikation, einschließlich Richtlinien und Verfahren, Veranstaltungen, Teambuilding.
• Aktivitäten und Newsletter.
• Öffentlichkeitsarbeit wie Pressemitteilungen, Sponsoring, Tonalität der Ansprache und Krisenmanagement.
• Internet-Marketing, einschließlich Social Media, Unternehmenswebsites, Online-Werbung und Apps.
• Kundenkommunikation, die den Verkauf und das Marketing am potenziellen Kunden regelt.
• Investor Relations, die Stakeholder und andere Investoren regelmäßig über den Status und den Fortschritt des Unternehmens informieren.

Alle diese Elemente der Unternehmenskommunikation sollten integriert werden, um sicherzustellen, dass Messaging, Ziele und Zielgruppen rationalisiert und konsistent sind. Die Erstellung eines guten Kommunikationsplans für Unternehmen erfordert einen festgelegten Plan für jedes einzelne Element. Pflichtenhefte sind diesbezüglich unerlässlich.

Bedeutung der Unternehmenskommunikation

Wenn Sie einen soliden Kommunikationsplan für Ihr Unternehmen aufstellen und ausführen, bleibt Ihr Unternehmen auf dem richtigen Weg, um seine kommunikativen Ziele zu erreichen. Es hat auch viele andere Vorteile, die Ihr Unternehmen verbessern.

Die Bedeutung umfasst weiterhin:
• Etablierung einer starken Unternehmensmarke, die in der gesamten Unternehmenskommunikation klar erkennbar ist.
• Sicherstellen, dass alle Mitarbeiter von oben nach unten wissen, wie sie diese Marke kommunizieren und sich dabei sicher fühlen.
• Aufbau von Markenvertrauen durch Konsistenz innerhalb und außerhalb des Unternehmens.
• Schaffung offener Kommunikationskanäle, die direktes Feedback, Kritik und positive Verstärkung ermöglichen.
• Kunden ansprechen, ihnen eine Stimme geben sowie einen Blick in Ihr Unternehmen gewähren.
• Klare Transparenz in allen Bereichen bei Mitarbeitern, Aktionären und der Öffentlichkeit .
• Halten Sie Ihre Mitarbeiter mit Zielen und internen Unternehmensnachrichten auf dem Laufenden.

Wenn Sie die Wichtigkeit der Unternehmenskommunikation zu einer Priorität in Ihrem Unternehmen machen, fällt es Ihnen leichter, eine Strategie zu entwickeln, die von allen unterstützt und befolgt wird.

Erstellen einer Unternehmenskommunikationsstrategie

Wenn es darum geht, eine Unternehmenskommunikationsstrategie zu erstellen, ist es wichtig, dass Sie sich die Zeit nehmen, dies wohlüberlegt und strategisch anzugehen. Anstatt nur ein paar gute Marketingideen zusammenzutragen und umzusetzen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, um klar zu definieren, was für Ihr Unternehmen Sinn macht. Wenn Sie eine Strategie erstellen, die die Elemente Ihrer Unternehmenskommunikation enthält, müssen Sie sicherstellen, dass die Strategie spezifisch für Ihr Unternehmen ist. Die Elemente der Unternehmenskommunikation können sich von denen eines anderen unterscheiden. Beispielsweise hat ein Unternehmen, das Produkte in Einzelhandelsgeschäften verkauft, sehr wahrscheinlich eine andere Strategie als ein Zentrum für chirurgisch-ästhetische Dienstleistungen, das Kunden ansprechen möchte.

Planung für die Unternehmenskommunikation

Für jede Komponente Ihrer Kommunikationsstrategie sollten Sie einen Jahresplan erstellen. Sie sollten realistische Ziele und Fristen festlegen, die Sie vierteljährlich und jährlich erreichen möchten und auch können! Alle Abteilungsleiter, die an den einzelnen Aspekten Ihrer Unternehmenskommunikation beteiligt sind, müssen eingebunden sein, um ihre jeweiligen Abteilungen zu vertreten.
Der Umfang Ihres Unternehmenskommunikationsplans sollte auf die spezifischen Bedürfnisse und realistischen Ziele Ihres Unternehmens zugeschnitten sein. Wenn der Umfang Ihres Unternehmenskommunikationsplans zu breit und unrealistisch ist, ist dies erfahrungsgemäß nicht möglich.